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¿Cómo conseguir un sistema óptimo de gestión?

Dada la complejidad y los cambios continuos del entorno en el que operan las empresas, la competitividad existente tanto a nivel local como internacional, se hace cada vez más importante la obtención de información de calidad para la toma de decisiones, donde la Contabilidad de Gestión puede ayudar a cumplir este objetivo complementando, corroborando o mostrando desviaciones que apoyen los datos obtenidos de otras áreas como la contabilidad financiera.

La Contabilidad de Gestión, es una rama de la contabilidad cuya misión se centra en la captación, medición y valoración de los procesos internos de una empresa con el fin de suministrar información relevante para la toma de decisiones. Se nutre de los datos suministrados por la contabilidad financiera y por la de costes, reduciendo en la medida de lo posible el riesgo existente en temas como: la organización del proceso productivo, optimización de la capacidad existente, utilización de los medios disponibles, organización y análisis del factor humano, aprovisionamiento, análisis de desviaciones, asignación de responsabilidades, entre otros.

El proceso a seguir para implantar un sistema de contabilidad de gestión, consiste en realizar un análisis inicial acerca de la situación interna de la organización y de su entorno. Posteriormente la empresa, debe definir las metas que desea alcanzar y las oportunidades que dispone para conseguirlas. Llegados a este punto se debe adoptar aquel sistema de gestión que más se adecue a sus necesidades y mayor y mejor información le proporcione para alcanzar los objetivos fijados.

A la hora de implantar un modelo de contabilidad de gestión se deben tener en cuenta ciertas fases, como son: el establecimiento de unas normas, la confección de presupuestos y el control de gestión de las actividades.

En este sentido, se realizará un plan que defina y establezca las estrategias y etapas que debe seguir para poner en marcha el proyecto, realizando controles que permitan descubrir y corregir las posibles desviaciones mediante el seguimiento del mismo. Además se debe tener en cuenta el sector en el que opera la empresa, el factor humano que interviene en la misma, evaluar la cultura organizativa de la entidad y de su relación con su entorno. La etapa de puesta en marcha es la de mayor duración, ya que se pretende alcanzar aquel sistema que adaptado a los condicionantes de la organización refleje de una forma clara y veraz una radiografía interna de la misma, mediante las innumerables correcciones que se tienen que realizar hasta alcanzar el “sistema óptimo”. Para su implementación se debe tener clara la definición de la estructura organizativa de la empresa, designando los diferentes centros de costes, asignando que costes están relacionados con los mismos, y definir aquellos indicadores que permitan evaluar su gestión. También es importante que la información obtenida esté bien definida y agrupada, así como fijar sistemas claros y eficaces de reporting.

La importancia de estos indicadores radica en la ayuda que prestan a la hora de establecer las pautas a seguir por parte de los diferentes responsables de una empresa, evaluando su aportación a los diferentes procesos desarrollados por la misma. De esta manera serán utilizados para: establecer los objetivos iniciales hacia los que deben orientarse las diferentes unidades organizativas de una entidad, evaluando a posteriori la actuación de cada centro o departamento.

Se pueden incluir indicadores internos asociados a la productividad, calidad del producto y servicio, satisfacción del cliente, plazos de entrega, así como otros indicadores de carácter externo como evaluación de la competencia, entorno, tipología de consumidores, etc. La información aportada es un complemento a los indicadores financieros utilizados por la empresa de forma que pueda detectar posibles deficiencias en la actuación de la misma para su evaluación y corrección, adaptándose de forma inmediata a los cambios surgidos en el entorno de forma flexible y ágil.

Existen factores internos a la organización y más controlables, como la definición de los procesos productivos (intentando competir en costes, productividad, calidad, servicio, etc.), y otros factores externos a la organización que no son controlables y cuyo impacto en la misma es muy considerable.

La contabilidad de gestión es un instrumento eficaz para evaluar el organismo interno de una compañía, siempre que este sistema esté bien definido y sus fuentes de información sean relevantes, precisas y veraces. Es un complemento eficaz a la información aportada por otras áreas de la empresa, detectando y corroborando los signos de debilidad económicos-financieros de la misma.

Hoy en día multitud de empresas, diseñan sus estrategias y las formas de ponerlas en práctica en base a una gestión de sus costes, teniendo en cuenta indicadores internos en relación a diversos aspectos como procesos, calidad, sistemas organizativos, aspectos que son evaluados y encuadrados en el marco de la Contabilidad de gestión. Las empresas no pueden basar sus decisiones desde un único plano, necesitan información de los diferentes ámbitos que las engloban, y la contabilidad de gestión cumple este objetivo, siendo una herramienta idónea en el proceso de toma de decisiones de una entidad.

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