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Pequeños gastos, grandes problemas

Muchos son los factores que afectan a la marcha de una empresa. La mayoría de ellos son consecuencia de las decisiones que los órganos de gestión toman para hacer evolucionar la organización. Los factores sobre los que es más fácil actuar desde dentro son los relacionados con los aprovisionamientos en sentido global: materiales, mano de obra, infraestructuras, etc. De estos, algunos son flexibles y permiten un rápido ajuste a las necesidades reales consiguiendo con ello dirigirse al objetivo establecido, y mientras que otros necesitan un periodo de ajuste.

Los departamentos financieros tienen cómo máxima el optimizar los inputs necesarios para llevar a cabo el objeto social de la empresa. La herramienta que utilizan es la gestión de inventarios, y para ello es necesario diseñar un buen sistema que mezcle los fundamentos de trabajo (man), materiales y maquinaria, también conocido como las 3Ms.

La gestión de los inventarios de materiales debe realizarse mediante la técnica que mejor se adapte a nuestras carácteristicas productivas, siendo los principales métodos el sistema ABC, el modelo EOQ, método de línea roja y el sistema Jus-In-Time.

El sistema ABC (Activity Based Costing) parte de la idea de que es la actividad que generan los productos y servicios la causa que determina la incurrencia en costes. Entendiendo actividad como el conjunto de tareas desarrolladas con el fin de incorporar valor añadido a los outputs obtenidos.

Desde un punto de vista analítico, el sistema ABC nos permite identificar oportunidades de mejora en la rentabilidad mediante la racionalización de actividades, rediseño de procesos, gestión de la política de proveedores y clientes. Con este modelo de gestión de costes se obtiene información de mejor calidad y mayor segregación que la ofrecida desde los estados contables clásicos. El director financiero pasa de ser un bombero que apaga fuegos a ser un estratega analítico que trabaja junto a la alta dirección. Este es el perfil del Director Financiero del siglo XXI.

No es un sistema fácil de introducir en la organización, pues existe cierta problemática a la hora de identificar las actividades, costes directos e indirectos y, sobre todo, cúal es el mejor sistema de asignación de los costes incurridos a cada una de las actividades que se genera. A través de un programa de especialización se pueden adquirir las herramientas de análisis necesarias para conseguir implantar el sistema ABC con mayores garantías de éxito. En el mercado encontramos el Programa de Dirección Financiera impartido por la Fundación de Estudios Bursátiles y Financieros junto a los profesionales de Altair Consultores donde se proporciona el Know how junto a una visión global de la estructura de la empresa para poder hacer frente al complicado contexto económico actual.

El departamento financiero no sólo controla los costes, debe de tener un conocimiento completo de todas las actividades que se realizan día a día y de los recursos necesarios para poder llevarlas a cabo. Como ya dijo Benjamin Franklin “cuida de los pequeños gastos, un pequeño agujero hunde un barco”.

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