Durante los próximos meses los equipos directivos se verán inmersos en el proceso de elaboración del presupuesto anual, además de hacer un seguimiento estricto sobre su cumplimiento y evolución. Este proceso se puede resumir en cinco fases importantes:
Objetivos Generales. La dirección general comunicará las directrices y objetivos generales a los responsables de los departamentos y el presupuesto debe ser completo, incluyendo todas las actividades y departamentos. Para ello, es importante tener en cuenta que dichos objetivos sean claros, concretos, cuantificables, accesibles y, sobre todo, coherentes entre sí y con la imagen de la empresa. Establecer objetivos inaccesibles sólo creará frustración y desmotivación en toda la organización. Además, hay que fijar claramente responsables a los que se les explicará qué se espera de ellos y marcar objetivos intermedios en línea con los finales para comprobar su consecución.
Asimismo, es interesante estar abierto y tener en cuenta las ideas y sugerencias de los subordinados que facilitarán otra visión de los procesos y posibilidades, al estar en el día a día.
Manual de presupuestación. Este documento recoge las instrucciones escritas de cómo realizar los presupuestos de cada departamento. Establece los deberes y responsabilidades del equipo que lo elabora y de los jefes de sección, se fija un calendario de fechas para la entrega de los respectivos informes, la persona que aprobará, etc.
Presupuestos económicos por áreas. Una vez comunicadas las líneas a seguir a los responsables departamentales, éstos se reunirán con su equipo para profundizar en la elaboración del presupuesto. Esto se puede hacer teniendo en cuenta los comportamientos y tendencias del pasado, presupuestando por programas o empezar desde cero justificando todo y creando valor añadido.
A la hora de presupuestar, es importante tener en cuenta las necesidades de personal en función de los objetivos, y el umbral de rentabilidad de nuestros productos y servicios, con el fin de determinar el mix perfecto entre volumen y rentabilidad. Asimismo, habrá que prestar atención al impacto en los márgenes con la aceptación de pedidos, que por volumen o precio, ven mermados sus márgenes de rentabilidad y no pueden absorber la misma cantidad de costes fijos. Un conocimiento perfecto sobre el comportamiento de los costes según la capacidad productiva (fijos o variables), permitirá perfilar mejor la estructura general de costes.
Se ha de racionalizar todos los gastos posibles sin tocar aquellos que aportan valor al cliente y a la organización, buscando con esta medida el no perderlos.
Obtención de un presupuesto consolidado. Integrando los presupuestos de cada departamento, se elaborará el presupuesto global de la compañía, teniendo en esta fase relevancia la función del director financiero. Ello es debido a la necesidad de aportar su visión sobre las inversiones y financiaciones necesarias y su implicación en el presupuesto de tesorería.
Revisión y aprobación por la dirección general. Se analiza y estudia el presupuesto total de la organización para comprobar que se cumplen con los objetivos fijados y que, al mismo tiempo, se recogen las líneas de actuación a seguir en caso de desviaciones.
En definitiva, para poder realizar un presupuesto hay que conocer bien la empresa, tener una actitud analítica, conocer las técnicas y herramientas para hacer presupuestos, analizar las desviaciones y, sobre todo, saber corregir la situación.
