Planificar la evolución futura de la actividad empresarial es un arduo trabajo a realizar en equipo. No son los departamentos financieros los únicos interesados en hilar al máximo las cuentas para un periodo concreto. De toda la organización depende que un presupuesto refleje lo más fielmente posible las necesidades, expectativas y posibilidades que dispone la empresa para llevar a cabo su actividad ordinaria. Por ello, es importante elegir la mejor técnica para la elaboración del presupuesto.
Es habitual en las empresas realizar una proyección de las cuentas con base al cierre o pre-cierre, dependiendo del momento, para cuantificar las partidas presupuestarias del ejercicio siguiente. Esta técnica, denominada incremental, plantea un procedimiento sencillo pues partiendo de los datos históricos se les aplica un coeficiente para aumentarlos en función de la evolución de indicadores microeconómicos y macroeconómicos de referencia. Se asignan los recursos económicos por departamentos, verdaderos conocedores de sus objetivos y necesidades, para que los distribuyan según sus metas, gastos y estructura. Uno de los principales inconvenientes que se le achaca a esta técnica es la ausencia de un análisis coste-beneficio de las partidas consignadas.
Esta crítica al sistema se solventa elaborando el presupuesto por programas. De este modo, se estudian las actuaciones, objetivos, recursos y sistemas de medición que se implantaran en cada actividad de la organización para asignar los recursos de una manera más eficaz y eficiente. Así evitaremos distribuir recursos económicos a departamentos que podrían disponer de menor presupuesto para su nivel de actividad. Utilizar esta técnica permite mantener un seguimiento de la planificación estratégica (planes a medio plazo).
Una técnica más evolucionada que la anterior es la elaboración del presupuesto en base cero. Estableciendo los objetivos a alcanzar por todos los departamentos se revisan las partidas de gastos que pueden ser reducidas y liberar recursos para destinar a actividades más rentables, que tienen mayor impacto en la cuenta de resultados. Se asignarán recursos bajo criterios de racionalidad. Cada actividad está en constante auditoría para establecer ¿por qué existe? ¿cuántos inputs requiere? ¿para qué se realiza?, y sobre todo ¿aumenta los beneficios?. Pero, hay que prestar cierta atención en el caso de actividades cruzadas, aquellas que aún no teniendo una rentabilidad propia importante, son cruciales para los clientes de las operaciones principales.
Otra opción para elaborar el presupuesto es el rolling buget. Cada vez más empresas lo utilizan habitualmente. En este caso se proyecta mes a mes el presupuesto del mismo mes para el ejercicio siguiente, esto permite tener cubierto un horizonte temporal siempre de 12 meses, además de ir adaptándolo a las condiciones cada vez más cambiantes de la economía productiva.
En todos los casos, cuanto más flexible sea el presupuesto al nivel de actividad y, por tanto, a la situación económica, menos efectos negativos tendrá en la cuenta de resultados. Y una partida muy importante a considerar es la correspondiente a contingencias varias. Con ello se podrán cubrir determinadas desviaciones sin verse gravemente afectada la planificación.
El presupuesto es la guía sobre la que supervisar la actividad empresarial, si no se realiza un control adecuado para corregir las desviaciones que se produzcan, el presupuesto no servirá para nada independientemente de la técnica utilizada.
