La experiencia, la intuición, el buen juicio y el sentido común son factores imprescindibles a la hora de tomar decisiones en las empresas, pero a medida que los mercados se vuelven más complejos y competitivos, complementar estos factores con un buen sistema de captación, recogida, análisis e interpretación de múltiples datos generados en una organización puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarse.
No es extraño que en los últimos años haya aumentado el interés por analizar los sistemas de información interna a emplear en el ámbito empresarial, con el fin de adecuarlos, desde una perspectiva estratégica, con la pretensión de que estos sistemas sean capaces de determinar los planes de acción más eficaces para alcanzar los objetivos planteados por la dirección de las empresas.
Precisamente las pequeñas y medianas empresas son las que tradicionalmente presentan mayores carencias en este sentido, ya que su fuente de información se basa en la contabilidad financiera. Es por ello, que cada vez más, las Pymes, para poder sobrevivir, se plantean la implantación de un sistema de costes, con el fin de analizar y tomar las decisiones adecuadas en busca de la mayor rentabilidad y mínimo coste posible. De esta forma, se obtiene información sobre cuáles son los productos rentables, cuál es el margen que se obtiene de cada uno de ellos, así como características sobre sus canales de distribución y la aceptación de un producto en una zona geográfica concreta. Al mismo tiempo, a través de estos sistemas, se puede profundizar e indagar en aspectos como, por ejemplo, dónde y cómo se están teniendo dificultades, permitiendo solucionar a tiempo posibles desviaciones innecesarias.
En el momento que una organización se interesa por implantar un sistema de costes, hay que tener en cuenta, al menos, dos variables. Por un lado, el sistema que se incorpore deberá adecuarse a las necesidades de la empresa, es decir, sector al que pertenece, posicionamiento, tipo de actividad que desarrolla, estructura, perfil de sus clientes, puntos de venta, etc. Es por ello, que se debe afrontar este reto poco a poco, ya que si se plantean objetivos demasiado ambiciosos nunca se alcanzarán, y un sistema no apropiado podría derivar en más gastos que ingresos. Por otro lado, los responsables directamente implicados en la misma tarea, deberán articular el sistema de costes, de tal forma, que todo el personal operativo entienda la gestión al detalle. Esta sinergia que debe surgir, va a ser fundamental, ya que el modo de operar en la empresa, es en sí, el factor que puede incrementar o disminuir los costes.
Ahora bien, a continuación cabe preguntarse: ¿cómo se puede llevar a cabo la implementación de un sistema de costes para conseguir una gestión adecuada?. Para esta pregunta, existen innumerables respuestas. Sin embargo, podríamos destacar algunos elementos primordiales que se deben tener en cuenta a la hora de planificar una política de costes.
En primer lugar, contar con toda la información económico-financiera necesaria, y establecer las fuentes de los costes variables y fijos con mayor incidencia en la operativa de la organización, proporcionándonos información básica para la planificación, el control y la toma de decisiones, dirigidas estas últimas, a la mejora de la gestión de la empresa.
En segundo lugar, y no por ello menos importante, establecer un punto de partida en el que todas las partes que intervienen en el proceso, sin importar su jerarquía, comprendan la puesta en marcha del sistema de costes, al igual que el objetivo que se desea conseguir.
Otra pregunta clave sería: ¿cuál es el mejor sistema de costes para mi empresa?
Las empresas pueden aplicar diversos métodos para realizar la distribución de costes. Existen varios modelos: el anglosajón, costes por secciones, por órdenes de trabajo, por procesos, direct-cost, full costing, entre otros, y el método de costes ABC o por actividades, muy utilizado en los últimos tiempos. Sin embargo, la elección del método no es la primera decisión que se debe tomar, previamente, la empresa debe auto- diagnosticarse para poder establecer un punto de partida, que no es tarea fácil. Es por ello, que una alternativa a tener en cuenta es acudir a profesionales especializados en la materia, quienes podrán implementar un sistema a medida que cumpla las expectativas de la compañía.
Un sistema de costes permite: conocer en qué costes incurre la empresa en cada fase de elaboración de sus productos; valorar las existencias de productos en curso, semiterminados y terminados; detectar posibles actividades, productos o clientes en los que la empresa no obtiene beneficio; fijar los precios de venta conociendo qué margen obtiene en cada producto; y facilitar la toma de decisiones operativas y estratégicas, mejorando la gestión diaria de la compañía.
En definitiva, la implantación de un sistema de costes en la empresa se basa en la mejora de la gestión, con el fin de mejorar el proceso de toma de decisiones. Pero, hay que tener en cuenta que no existen fórmulas mágicas y que, por tanto, cada empresa debe tener un sistema adaptado a ella en función de sus características y necesidades. Por ello, dado el entorno cambiante en el que nos encontramos, la flexibilidad y la capacidad de adaptación de las Pymes al mercado, es una de las ventajas competitivas que debe aprovechar, ya que el mercado tiene una sola ley: calidad, precio y rentabilidad.
